മരിച്ച കത്തുകൾക്ക് വേണ്ടി ഒരു ഓഫീസോ !?? മരിച്ച കത്തോ !!??? എന്തായീ പറയണേ... കത്തെങ്ങനെയാ മരിക്ക്യാ !!??? അത്ഭുതപ്പെടേണ്ട. കത്ത് മരിക്കാൻ സാധ്യത ഒന്നുമില്ലെങ്കിലും "മരിച്ച കത്തുകൾക്കുള്ള ഓഫീസ്" ഉണ്ടായിരുന്നു; അതായിരുന്നു Dead Letter Office (DLO). നമ്മുടെ രാജ്യത്തെ എല്ലാ തപാൽ സർക്കിളുകളിലും ഒരു ഡെഡ് ലെറ്റർ ഓഫീസ് ഉണ്ടായിരുന്നു; ഉണ്ടായിരുന്നു എന്നല്ല ഇപ്പോഴും ഉണ്ട്. ഡെഡ് ലെറ്റർ ഓഫീസ് (DLO) എന്ന് പറയുന്നതിൽ ഒരു അശുഭ സൂചനയോ നെഗറ്റിവിറ്റിയോ ഒക്കെ ഉണ്ടെന്ന് കണ്ട് അധികാരികൾ അതിന്റെ പേര് റിട്ടേൺഡ് ലെറ്റർ ഓഫീസ് (RLO) എന്നാക്കി മാറ്റിയിട്ടുണ്ടെന്ന് മാത്രം.
രജിസ്റ്റർ ചെയ്തതോ അല്ലാത്തതോ ആയ കത്തോ പാഴ്‌സലോ മറ്റ് തപാൽ ഉരുപ്പടികളോ മേൽവിലാസക്കാരനെ കണ്ടെത്താൻ പറ്റിയില്ലെങ്കിൽ എന്ത് ചെയ്യാം !?? സ്വാഭാവികമായും അയച്ചയാളുടെ വിലാസത്തിലേക്ക് റിട്ടേൺ അയക്കാം. ആ വിലാസവും ഇല്ലാതെ വന്നാലോ !!??? അങ്ങനെ ഡെലിവറി ഒരു തരത്തിലും നടക്കാതെ വരുന്ന കത്തുകളെ ആയിരുന്നു ആലങ്കാരികമായും ഔദ്യോഗികമായും "മരിച്ച കത്ത് - Dead Letter" എന്ന് പറഞ്ഞിരുന്നത്. പല കാര്യങ്ങൾ കൊണ്ട് കത്തുകൾ "മരിക്കാം". ശരിയായ പേരും വിലാസവും എഴുതുതാത്തതോ, മേൽ വിലാസക്കാരൻ പോസ്റ്റ് ഓഫീസിൽ ഡെലിവറി ഇൻസ്‌ട്രക്ഷൻ കൊടുക്കാത്തതോ, മേൽ വിലാസക്കാരൻ ഫോർവേഡിംഗ് വിലാസം പോസ്റ്റ് ഓഫിസിൽ അറിയിക്കാതെ വിലാസം മാറ്റിയതോ, മേൽ വിലാസക്കാരൻ തപാൽ സ്വീകരിക്കാൻ വിസമ്മതിച്ചാലോ ഒക്കെയാണ് സാധാരണയായി കത്തുകൾ മരിക്കാറുള്ളത്.
അത്തരത്തിലുള്ള "മരിച്ച" കത്തുകൾ അതത് പോസ്റ്റൽ സർക്കിളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന RLO (ആദ്യകാല DLO)യിലേക്ക് അയക്കും. അടിസ്ഥാനപരമായി വിലാസക്കാരനെയോ അയച്ചയാളെയോ കണ്ടെത്തി ഈ ഉരുപ്പടി കൈമാറുക എന്നതാണ് RLO-യുടെ ചുമതല. അവിടെ എത്തുന്ന കത്തുകളും പാഴ്സലുകളും തുറന്ന് പരിശോധിക്കാൻ അവർക്ക് അധികാരമുണ്ട്. വിലാസക്കാരന്റെയോ അയച്ചയാളുടെയോ ശരിയായ പേരും വിലാസവും സംബന്ധിച്ച് ഏതെങ്കിലും സൂചനകൾ ആ തപാൽ ഉരുപ്പടിയുടെ ഉള്ളടക്കത്തിൽ നിന്ന് ലഭ്യമാണോ എന്ന് RLO ഉദ്യോഗസ്ഥർ പരിശോധിക്കും. കൃത്യമായ വിലാസം കണ്ടെത്താനും സാധനങ്ങൾ വിലാസക്കാരനെ കണ്ടെത്തി കൈമാറാനും സാധ്യമായ എല്ലാ മാർഗങ്ങളും സവർ സ്വീകരിക്കും. ചിലപ്പോൾ പേര് നോക്കി ആ പേരിലുള്ള വ്യക്തികളെ ഫോണിലൂടെയും കണ്ടെത്താൻ ശ്രമിക്കുന്നു. വ്യക്തിയോ സ്ഥാപനമോ വിലാസം മാറിപ്പോയെങ്കിൽ ഇപ്പോഴുള്ള വിലാസം കണ്ടെത്താൻ ശ്രമിക്കും. ചില അവസരങ്ങളിൽ കിട്ടേണ്ടയാളുടെ കൃത്യമായ വിലാസം പാക്കറ്റിന്റെ ഉള്ളിൽ എഴുതിയിരിക്കും. അങ്ങനെയെങ്കിൽ അത് അയാൾക്ക് അയച്ചു കൊടുക്കും. അതല്ലാതെ അയച്ചയാളുടെ വിലാസം അകത്ത് ഉണ്ടെങ്കിൽ അയാൾക്ക് അയച്ചു കൊടുക്കും. അയാൾ അത് കൈപ്പറ്റാൻ വിസമ്മതിച്ചാൽ ആ ഉരുപ്പടി വീണ്ടും RLO യിൽ വരും. എല്ലാ ശ്രമങ്ങളും പരാജയപ്പെട്ടാൽ പോലും ആ ഉരുപ്പടി ഒരു വർഷമെങ്കിലും RLO യിൽ സൂക്ഷിക്കും.
കൃത്യമായ Standard Operating Procedure അനുസരിച്ച് വേണ്ടത്ര രേഖകൾ സൂക്ഷിച്ചാണ് ഇന്ത്യൻ തപാൽ വകുപ്പിന്റെ Lost & Found വിഭാഗമെന്നു വിശേഷിപ്പിക്കാവുന്ന India Post Visibility System ത്തിന്റെ ഭാഗമായി RLO കൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. നിർബന്ധമായും സൂക്ഷിച്ചു വയ്‌ക്കേണ്ട കാലാവധി കഴിഞ്ഞാൽ അവകാശികളില്ലാത്ത കത്തുകൾ കത്തിച്ചു കളയുകയും പാഴ്‌സലിലുള്ള സാധനങ്ങൾ ലേലത്തിൽ വിൽക്കുകയും ആയിരുന്നു ചെയ്തിരുന്നത്. ഇപ്പോൾ അവകാശികളില്ലാത്ത കത്തുകൾ കീറി കഷണങ്ങളാക്കി (Shredding) ശേഷം അതും പാഴ്‌സലിനകത്തെ സാധനങ്ങളും അംഗീകൃത ലേലക്കാർ വഴി ഒഴിവാക്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ഇതിന് കൃത്യമായ നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിക്കുകയും തപാൽ അധികാരികളിൽ നിന്ന് യുക്തമായ അനുമതികൾ വാങ്ങി സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ലേലത്തിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം തപാൽ വകുപ്പിന്റെ തരം തിരിക്കപ്പെടാത്ത രസീതു (Un Classified Credit) കളിൽ നിക്ഷേപിക്കുന്നു. ചിലപ്പോൾ പണവും ചെക്കുകളും ഡ്രാഫ്റ്റുകളും അവകാശികളില്ലാത്ത കത്തുകളിൽ നിന്ന് ലഭിക്കും. അവയും മേൽപ്പറഞ്ഞ അക്കൗണ്ടിൽ നിക്ഷേപിക്കപ്പെടും. ഓരോ വർഷവും ലക്ഷക്കണക്കിന് രൂപ ഈയിനത്തിൽ തപാൽ വകുപ്പിലേക്ക് ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്നാണ് കണക്കുകൾ പറയുന്നത്.
